Verhaltenskodex für Lieferanten und Geschäftspartner

Die NODU GmbH ist als Importeur, Großhändler und Distributor für elektronische Geräte, Zubehör, Wasserfiltersysteme, Verpackungsmaterialien und Produkte mit Lebensmittelkontakt tätig.

Als Unternehmen, das Produkte in den europäischen Markt bringt, tragen wir eine besondere Verantwortung gegenüber unseren Kunden, Geschäftspartnern, Endanwendern, Mitarbeitenden und Behörden. Diese Verantwortung endet nicht bei NODU selbst, sondern beginnt bereits in der Lieferkette.

Dieser Verhaltenskodex legt die Mindestanforderungen fest, die NODU an alle Lieferanten und Geschäftspartner stellt. Er ist Grundlage für eine vertrauensvolle, langfristige und rechtskonforme Zusammenarbeit.

NODU erwartet von allen Lieferanten und Geschäftspartnern, dass sie diesen Kodex einhalten und die darin beschriebenen Grundsätze auch an ihre eigenen Lieferanten, Subunternehmer und Produktionsstätten weitergeben.

Dieser Verhaltenskodex gilt für alle Unternehmen und Personen, die Waren oder Dienstleistungen an die NODU GmbH liefern oder im Auftrag der NODU GmbH handeln.

Dazu gehören insbesondere:

• Hersteller elektronischer Geräte
• Hersteller von Verpackungsmaterialien
• Hersteller von Produkten mit Lebensmittelkontakt
• Hersteller von Wasserfiltern, Pumpen, Schläuchen und Zubehör
• Logistikdienstleister
• Prüf- und Zertifizierungsdienstleister
• Handelsagenturen und Vermittler
• Subunternehmer und verbundene Produktionsstätten

Lieferanten sind verpflichtet, sicherzustellen, dass auch ihre eigenen Unterlieferanten und Subunternehmer die Anforderungen dieses Kodex einhalten.

Lieferanten und Geschäftspartner müssen alle geltenden Gesetze, Vorschriften, Normen und behördlichen Anforderungen einhalten. Dies gilt insbesondere für die Länder, in denen sie produzieren, handeln, lagern, transportieren oder Produkte in Verkehr bringen.

Für Lieferanten der NODU GmbH sind insbesondere folgende Bereiche relevant:

• Produktsicherheit
• CE-Konformität
• Elektrische Sicherheit
• Elektromagnetische Verträglichkeit
• Stoffbeschränkungen, insbesondere RoHS und REACH
• Lebensmittelkontaktmaterialien
• Verpackungsrecht
• Elektro- und Elektronikgerätegesetzgebung
• Zoll- und Importvorschriften
• Arbeitsrecht
• Umweltschutz
• Datenschutz
• Wettbewerbsrecht
• Antikorruptionsrecht

Wenn lokale Gesetze und dieser Verhaltenskodex unterschiedliche Anforderungen stellen, ist grundsätzlich die strengere Anforderung einzuhalten.

NODU erwartet von allen Lieferanten, dass Produkte sicher, zuverlässig und für den vorgesehenen Einsatzzweck geeignet sind.

Lieferanten müssen geeignete Qualitätsmanagementsysteme, Prüfprozesse und interne Kontrollen unterhalten, um sicherzustellen, dass gelieferte Produkte den vereinbarten Spezifikationen, gesetzlichen Anforderungen und Sicherheitsstandards entsprechen.

Dies umfasst insbesondere:

• Regelmäßige Qualitätskontrollen während der Produktion
• Prüfung von Materialien und Komponenten
• Endkontrolle vor Versand
• Dokumentation von Prüfergebnissen
• Nachvollziehbare Seriennummern, Chargen oder Produktionsdaten
• Sichere Verpackung und Transportfähigkeit
• Sofortige Information bei Qualitätsabweichungen

Produkte dürfen nur dann an NODU geliefert werden, wenn sie den vereinbarten technischen, rechtlichen und qualitativen Anforderungen entsprechen.

Lieferanten elektronischer Geräte müssen sicherstellen, dass ihre Produkte den geltenden Anforderungen des europäischen Marktes entsprechen.

Dazu gehören insbesondere:

• Vollständige und korrekte CE-Konformität
• EU-Konformitätserklärung
• Technische Dokumentation
• Prüfberichte und Zertifikate
• Bedienungsanleitungen in geeigneter Sprache
• Sicherheits- und Warnhinweise
• Korrekte Typenschilder und Produktkennzeichnung
• Angaben zu Spannung, Leistung, Modell, Hersteller und Importeur
• Einhaltung relevanter Vorschriften zu elektrischer Sicherheit, elektromagnetischer Verträglichkeit und Stoffbeschränkungen

Lieferanten dürfen keine Produkte liefern, bei denen sicherheitsrelevante Mängel bekannt sind oder bei denen erforderliche Nachweise fehlen.

Änderungen am Produkt, an Bauteilen, Materialien, Software, technischen Spezifikationen oder am Produktionsprozess dürfen nur nach vorheriger schriftlicher Information an NODU erfolgen, wenn diese Änderungen die Sicherheit, Konformität, Leistung oder Zulassung des Produkts beeinflussen können.

Lieferanten von Verpackungsmaterialien, Papierschalen, Deckeln oder sonstigen Produkten mit Lebensmittelkontakt müssen sicherstellen, dass die verwendeten Materialien für den vorgesehenen Lebensmittelkontakt geeignet sind.

Dies umfasst insbesondere:

• Einhaltung der geltenden europäischen Anforderungen für Lebensmittelkontaktmaterialien
• Bereitstellung von Prüfberichten, Konformitätserklärungen und Materialangaben
• Keine Verwendung unzulässiger oder gesundheitsgefährdender Stoffe
• Einhaltung vereinbarter Temperatur- und Einsatzbereiche
• Nachweis der Eignung bei besonderer Nutzung, zum Beispiel Erhitzung, Induktion oder Kontakt mit heißen Lebensmitteln
• Rückverfolgbarkeit von Materialien und Produktionschargen

Angaben zur Lebensmittelkontaktfähigkeit, Hitzebeständigkeit, Induktionseignung, Recyclingfähigkeit oder Materialzusammensetzung müssen wahrheitsgemäß, vollständig und belegbar sein.

Lieferanten von Wasserfiltern, Pumpen, Schläuchen, Anschlüssen, Ventilen und wasserführenden Komponenten müssen sicherstellen, dass ihre Produkte für den vorgesehenen Einsatzzweck geeignet und sicher verwendbar sind.

Dies umfasst insbesondere:

• Geeignete Materialien für den Kontakt mit Wasser
• Angaben zu maximalem Betriebsdruck
• Angaben zu Temperaturgrenzen
• Angaben zur Durchflussrate
• Hinweise zur Installation und Wartung
• Prüfung auf Dichtigkeit und Materialbeständigkeit
• Klare Kennzeichnung von Einlass, Auslass und Anschlussgrößen
• Bereitstellung technischer Datenblätter und Prüfunterlagen

Filterleistungsangaben dürfen nur gemacht werden, wenn sie durch geeignete Prüfungen, Zertifikate oder technische Nachweise belegt werden können.

Lieferanten müssen eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation ihrer Produkte, Materialien, Komponenten und Produktionschargen sicherstellen.

Auf Anfrage von NODU müssen Lieferanten folgende Unterlagen bereitstellen können:

• Technische Datenblätter
• Materialdatenblätter
• Prüfberichte
• Zertifikate
• Konformitätserklärungen
• Produktionschargen
• Seriennummern oder Modellnummern
• Angaben zu Produktionsstandorten
• Informationen zu Unterlieferanten
• Verpackungs- und Materialangaben
• Bedienungsanleitungen und Sicherheitshinweise

Die Dokumente müssen korrekt, aktuell, vollständig und nachvollziehbar sein. Gefälschte, manipulierte oder irreführende Dokumente werden nicht akzeptiert.

Lieferanten sind verpflichtet, NODU unverzüglich schriftlich zu informieren, wenn:

• ein Produktmangel festgestellt wird
• ein Sicherheitsrisiko besteht
• sich Materialien oder Komponenten ändern
• sich Produktionsstandorte ändern
• Prüfberichte oder Zertifikate ihre Gültigkeit verlieren
• Behörden Maßnahmen gegen ein Produkt einleiten
• ein Rückruf, Verkaufsstopp oder Warnhinweis erforderlich sein könnte
• gelieferte Produkte von Spezifikationen abweichen
• gesetzliche Anforderungen nicht mehr erfüllt werden

Diese Informationspflicht gilt auch dann, wenn der Lieferant lediglich den Verdacht hat, dass ein Problem bestehen könnte.

NODU erwartet von allen Lieferanten die Achtung international anerkannter Menschenrechte und fairer Arbeitsbedingungen.

Streng verboten sind:

• Kinderarbeit
• Zwangsarbeit
• Menschenhandel
• Einbehaltung von Ausweisdokumenten
• Körperliche oder psychische Misshandlung
• Diskriminierung
• Belästigung
• Unfaire oder illegale Lohnpraktiken
• Gefährliche Arbeitsbedingungen ohne Schutzmaßnahmen

Lieferanten müssen die geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften einhalten. Dazu gehören insbesondere gesetzliche Mindestlöhne, Arbeitszeiten, Ruhezeiten, Urlaub, Sozialleistungen und sichere Arbeitsbedingungen.

Mitarbeitende von Lieferanten müssen das Recht haben, Missstände ohne Angst vor Vergeltung zu melden.

Lieferanten müssen für ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld sorgen.

Dies umfasst insbesondere:

• Sichere Produktionsanlagen
• Geeignete persönliche Schutzausrüstung
• Brandschutzmaßnahmen
• Notfallpläne
• Schulungen zur Arbeitssicherheit
• Sichere Lagerung von Chemikalien und Materialien
• Schutz vor Strom, Hitze, Maschinen, Lärm und gefährlichen Stoffen
• Regelmäßige Wartung von Maschinen und Anlagen

Arbeitsunfälle, schwere Sicherheitsvorfälle oder wiederholte Verstöße gegen Arbeitsschutzpflichten sind NODU auf Anfrage offenzulegen, wenn sie für die Geschäftsbeziehung relevant sind.

Lieferanten müssen Umweltgesetze einhalten und ihre Umweltauswirkungen so gering wie möglich halten.

NODU erwartet insbesondere:

• Verantwortungsvolle Nutzung von Energie, Wasser und Rohstoffen
• Reduzierung von Abfall
• Ordnungsgemäße Entsorgung gefährlicher Stoffe
• Reduzierung von Emissionen
• Vermeidung unnötiger Verpackungen
• Einsatz recyclingfähiger Materialien, soweit möglich
• Keine illegale Entsorgung von Abfällen
• Einhaltung relevanter Umweltgenehmigungen

Lieferanten sollen ihre Umweltleistung kontinuierlich verbessern und NODU auf Anfrage Informationen zu Materialien, Verpackungen und Umweltkennzahlen bereitstellen.

Lieferanten dürfen keine verbotenen oder unzulässigen Stoffe in Produkten, Verpackungen oder Produktionsprozessen einsetzen.

Insbesondere müssen Lieferanten sicherstellen, dass geltende Anforderungen zu Stoffbeschränkungen eingehalten werden, zum Beispiel im Zusammenhang mit:

• RoHS
• REACH
• Schwermetallen
• Weichmachern
• migrationsfähigen Stoffen
• verbotenen Farbstoffen
• gefährlichen Chemikalien
• Stoffen mit Lebensmittelkontakt

Lieferanten müssen NODU auf Anfrage Materialzusammensetzungen, Sicherheitsdatenblätter und Testergebnisse zur Verfügung stellen.

Lieferanten und Geschäftspartner verpflichten sich zu fairem Wettbewerb.

Untersagt sind insbesondere:

• Preisabsprachen
• Marktaufteilungen
• Angebotsmanipulation
• Austausch vertraulicher Wettbewerbsinformationen
• Irreführende Geschäftspraktiken
• Unlautere Behinderung von Wettbewerbern
• Industriespionage

Geschäftliche Entscheidungen müssen auf Qualität, Preis, Leistung, Zuverlässigkeit und rechtskonformen Kriterien beruhen.

NODU toleriert keine Korruption, Bestechung, Schmiergeldzahlungen, Erpressung, Geldwäsche oder sonstige unethische Geschäftspraktiken.

Lieferanten und Geschäftspartner dürfen Mitarbeitenden, Vertretern oder Beauftragten der NODU GmbH keine Vorteile anbieten, versprechen oder gewähren, um geschäftliche Entscheidungen zu beeinflussen.

Geschenke und Einladungen dürfen nur in angemessenem, geschäftsüblichem Rahmen erfolgen und niemals den Eindruck einer unzulässigen Beeinflussung erwecken.

Lieferanten müssen tatsächliche oder mögliche Interessenkonflikte offenlegen.

Ein Interessenkonflikt kann insbesondere vorliegen, wenn private, familiäre, finanzielle oder sonstige persönliche Interessen die Geschäftsbeziehung zu NODU beeinflussen könnten.

Lieferanten dürfen keine Geschäftsbeziehungen, Nebenabreden oder Vorteile mit NODU-Mitarbeitenden vereinbaren, die nicht transparent und genehmigt sind.

Lieferanten müssen vollständige, korrekte und nachvollziehbare Geschäftsunterlagen führen.

Dies betrifft insbesondere:

• Rechnungen
• Lieferscheine
• Packlisten
• Ursprungsnachweise
• Zollunterlagen
• Zahlungsunterlagen
• Prüfberichte
• Zertifikate
• Verträge
• Produktionsnachweise

Falsche Rechnungen, manipulierte Preise, unzutreffende Warenbeschreibungen, falsche Ursprungsangaben oder bewusst fehlerhafte Zollunterlagen werden nicht akzeptiert.

Lieferanten müssen vertrauliche Informationen der NODU GmbH schützen.

Dazu gehören insbesondere:

• Einkaufspreise
• Verkaufspreise
• Kundendaten
• Lieferantendaten
• technische Unterlagen
• Produktentwicklungen
• Zeichnungen
• Verträge
• Kalkulationen
• Geschäftsstrategien
• Zugangsdaten
• personenbezogene Daten

Diese Informationen dürfen nicht ohne vorherige Zustimmung von NODU an Dritte weitergegeben oder für eigene Zwecke verwendet werden.

Personenbezogene Daten sind nur im Einklang mit geltenden Datenschutzgesetzen zu verarbeiten.

Lieferanten müssen Markenrechte, Urheberrechte, Designs, Patente, technische Zeichnungen und sonstiges geistiges Eigentum respektieren.

Produkte, Verpackungen, Logos, Produktbilder, Bedienungsanleitungen oder Werbematerialien von NODU dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung verwendet werden.

Fälschungen, Nachahmungen, unautorisierte Nutzung von Marken oder die Lieferung nicht freigegebener Ersatzprodukte sind untersagt.

NODU behält sich vor, bei berechtigtem Interesse Nachweise zur Einhaltung dieses Verhaltenskodex anzufordern.

Dies kann umfassen:

• Dokumentenprüfung
• Prüfberichte
• Zertifikatsprüfung
• Lieferantenselbstauskunft
• Produktionsnachweise
• Qualitätsberichte
• Informationen zu Unterlieferanten
• Vor-Ort-Audits nach vorheriger Ankündigung

Lieferanten müssen angemessen kooperieren und erforderliche Informationen vollständig und wahrheitsgemäß bereitstellen.

Wenn ein Lieferant gegen diesen Verhaltenskodex verstößt, erwartet NODU eine unverzügliche Aufklärung, Korrektur und Umsetzung geeigneter Maßnahmen.

Je nach Schwere des Verstoßes kann NODU insbesondere:

• Nachweise oder Stellungnahmen anfordern
• Korrekturmaßnahmen verlangen
• Lieferungen aussetzen
• Bestellungen stornieren
• Produkte sperren
• Behörden oder Kunden informieren, sofern erforderlich
• die Geschäftsbeziehung beenden
• Schadenersatzansprüche prüfen

Schwerwiegende Verstöße, insbesondere gegen Produktsicherheit, Menschenrechte, Korruptionsvorschriften oder gesetzliche Importanforderungen, können zur sofortigen Beendigung der Zusammenarbeit führen.

Lieferanten und Geschäftspartner sollen tatsächliche oder vermutete Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex, gegen geltendes Recht oder gegen Produktsicherheitsanforderungen unverzüglich melden.

Meldungen können an folgende Kontaktadresse gerichtet werden:

NODU GmbH, E-Mail: info@nodu-europe.com, Website: www.nodu-europe.com

NODU behandelt Hinweise vertraulich. Personen, die in gutem Glauben einen möglichen Verstoß melden, dürfen dadurch nicht benachteiligt werden.

Mit Aufnahme oder Fortführung der Geschäftsbeziehung mit der NODU GmbH erkennt der Lieferant diesen Verhaltenskodex als verbindliche Grundlage der Zusammenarbeit an.

Der Lieferant verpflichtet sich, die Anforderungen dieses Kodex einzuhalten und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um diese Anforderungen auch innerhalb seiner eigenen Lieferkette umzusetzen.

Dieser Verhaltenskodex ergänzt bestehende Verträge, Einkaufsbedingungen, Qualitätsvereinbarungen und gesetzliche Verpflichtungen. Er ersetzt diese nicht.

Sollten einzelne Bestimmungen dieses Kodex unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.