Hinweisgeber- und Beschwerdesystem der NODU GmbH
Die NODU GmbH legt großen Wert auf rechtmäßiges, verantwortungsbewusstes und faires Handeln. Über unser Hinweisgeber- und Beschwerdesystem können Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner und sonstige Personen Hinweise auf mögliche Rechtsverstöße, Compliance-Verstöße, menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken sowie allgemeine Beschwerden übermitteln. Das Hinweisgeber- und Beschwerdesystem wird von der Geschäftsführung der NODU GmbH betreut. Die Einrichtung des Verfahrens erfolgt freiwillig und dient dazu, mögliche Verstöße, Risiken und Beschwerden frühzeitig zu erkennen, sorgfältig zu prüfen und geeignete Maßnahmen einzuleiten.
I. Was ist das Hinweisgeber- und Beschwerdesystem?
Das Hinweisgeber- und Beschwerdesystem ist eine zentrale Anlaufstelle für Hinweise und Beschwerden, die die NODU GmbH, ihre Mitarbeiter, Geschäftspartner, Lieferanten, Produkte, Dienstleistungen oder ihre Lieferkette betreffen.
Über das System können insbesondere folgende Anliegen gemeldet werden:
- mögliche Verstöße gegen Gesetze oder interne Regelungen
- Compliance-Verstöße
- menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken
- Fehlverhalten von Mitarbeitern, Lieferanten oder Geschäftspartnern
- Beschwerden über Produkte, Bestellungen, Lieferungen oder Dienstleistungen
- sonstige Sachverhalte, bei denen eine Prüfung durch die Geschäftsführung erforderlich erscheint
Die eingehenden Hinweise und Beschwerden werden ausschließlich durch die Geschäftsführung oder durch Personen bearbeitet, die von der Geschäftsführung im konkreten Einzelfall zwingend zur Prüfung hinzugezogen werden müssen.
II. Wer kann einen Hinweis oder eine Beschwerde abgeben?
Das Hinweisgeber- und Beschwerdesystem steht grundsätzlich allen Personen zur Verfügung. Hierzu gehören insbesondere:
- Mitarbeiter und ehemalige Mitarbeiter
- Kunden
- Lieferanten
- Dienstleister
- Vertriebspartner
- sonstige Geschäftspartner
- Bewerber
- Personen innerhalb der Lieferkette
- sonstige Dritte
Für die Abgabe eines Hinweises ist es nicht erforderlich, dass ein Verstoß bereits eindeutig nachgewiesen wurde. Es genügt, dass nachvollziehbare Anhaltspunkte oder ein begründeter Verdacht bestehen.
III. Welche Themen können gemeldet werden?
Über das Hinweisgeber- und Beschwerdesystem können insbesondere Hinweise zu folgenden Themen abgegeben werden:
- Korruption, Bestechung und Vorteilsgewährung
- Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
- Betrug, Diebstahl, Untreue oder Unterschlagung
- Verstöße gegen Exportkontroll-, Zoll- oder Sanktionsvorschriften
- wettbewerbswidriges Verhalten
- Verstöße gegen Kartellrecht
- Verstöße gegen Datenschutz oder Informationssicherheit
- Verstöße gegen Produktsicherheitsvorschriften
- Gefährdungen der Gesundheit oder Betriebssicherheit
- Verstöße gegen Arbeitsschutzbestimmungen
- Diskriminierung, Belästigung oder Mobbing
- Verstöße gegen Grund- und Menschenrechte
- umweltbezogene Risiken oder Verstöße
- Verstöße gegen den Verhaltenskodex der NODU GmbH
- Verstöße gegen den Kodex für Geschäftspartner und Lieferanten
- Fehlverhalten von Mitarbeitern, Lieferanten oder Geschäftspartnern
- sonstige Gesetzes- oder Regelverstöße
Zusätzlich können auch allgemeine Beschwerden gemeldet werden, beispielsweise zu:
- Produkten
- Bestellungen
- Rechnungen
- Lieferungen
- Retouren
- Kundenservice
- Geschäftspartnern
- sonstigen Leistungen der NODU GmbH
Allgemeine Kundenanfragen, bei denen keine Beschwerde oder kein möglicher Regelverstoß vorliegt, können weiterhin über die regulären Kontaktmöglichkeiten der NODU GmbH gestellt werden.
IV. Wie können Hinweise und Beschwerden abgegeben werden?
Hinweise und Beschwerden können per E-Mail an folgende Adresse übermittelt werden: management@nodu-europe.com
Bitte beschreiben Sie den Sachverhalt möglichst genau. Hilfreich sind insbesondere folgende Angaben:
- Was ist passiert?
- Wann ist der Vorfall eingetreten?
- Wo ist der Vorfall eingetreten?
- Welche Personen oder Unternehmen sind beteiligt?
- Besteht der Sachverhalt weiterhin?
- Gibt es Dokumente, Bilder oder andere Nachweise?
- Wurde der Sachverhalt bereits an anderer Stelle gemeldet?
Bitte übermitteln Sie nur Informationen und Unterlagen, die für die Prüfung des Sachverhalts erforderlich sind.
Anonyme Meldung
Hinweise können ebenfalls über unser anonymes Meldeformular abgegeben werden.
Bei einer anonymen Meldung müssen keine personenbezogenen Daten oder Kontaktdaten angegeben werden. Bitte beachten Sie, dass bei vollständig anonymen Meldungen möglicherweise keine Rückfragen gestellt und keine individuelle Rückmeldung zum Bearbeitungsstand übermittelt werden können.
Weitere Meldewege
Hinweise und Beschwerden können außerdem über folgende Wege eingereicht werden: postalisch an die Geschäftsanschrift der NODU GmbH, telefonisch, oder in einem persönlichen Gespräch nach vorheriger Terminvereinbarung.
NODU GmbH, Olof-Palme-Str. 1, 51371 Leverkusen
Telefon: +49 151 64310985
Für ein persönliches Gespräch bitten wir um vorherige Terminvereinbarung. Hinweise und Beschwerden können zunächst in deutscher oder englischer Sprache übermittelt werden.
V. Wie werden Vertraulichkeit und Schutz gewährleistet?
Eingehende Hinweise werden vertraulich behandelt und nur den Personen zugänglich gemacht, die für die Prüfung und Bearbeitung erforderlich sind.
Die Identität des Hinweisgebers wird grundsätzlich nur offengelegt, wenn dies für die Bearbeitung erforderlich und rechtlich zulässig ist. Eine Weitergabe von Informationen kann insbesondere erforderlich sein, wenn:
- andere Personen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens zwingend an der Prüfung beteiligt werden müssen
- gesetzliche Verpflichtungen bestehen
- Behörden oder Gerichte Informationen anfordern
- die Einleitung rechtlicher Maßnahmen erforderlich ist
Soweit möglich, wird der Hinweisgeber vor einer Weitergabe seiner Identität informiert. Bei anonymen Meldungen wird keine Identität erhoben, sofern die hinweisgebende Person nicht selbst identifizierende Angaben in das Formular oder in hochgeladene Unterlagen einfügt.
VI. Schutz vor Benachteiligungen
Personen, die nach bestem Wissen und Gewissen einen Hinweis oder eine Beschwerde abgeben, dürfen aufgrund ihrer Meldung nicht benachteiligt, eingeschüchtert, bedroht oder anderweitig unter Druck gesetzt werden. Dies gilt auch dann, wenn sich ein gemeldeter Verdacht nach der Prüfung nicht bestätigt.
Sollte eine hinweisgebende Person nach ihrer Meldung Benachteiligungen, Drohungen oder andere Repressalien erfahren, kann sie sich ebenfalls an folgende Adresse wenden: management@nodu-europe.com
VII. Was geschieht nach Eingang eines Hinweises oder einer Beschwerde?
1. Eingangsbestätigung
Sofern Kontaktdaten angegeben wurden, bestätigt die NODU GmbH den Eingang des Hinweises oder der Beschwerde grundsätzlich spätestens innerhalb von sieben Tagen. Bei vollständig anonymen Meldungen ist eine Eingangsbestätigung nur möglich, wenn das anonyme Meldeformular hierfür eine geschützte Rückmeldefunktion bereitstellt.
2. Erste Prüfung
Die Geschäftsführung prüft den eingegangenen Sachverhalt und ordnet ihn thematisch ein. Dabei wird insbesondere geprüft:
- ob der Sachverhalt nachvollziehbar beschrieben wurde
- ob ausreichend Informationen für eine weitere Prüfung vorhanden sind
- ob die NODU GmbH für die Bearbeitung zuständig ist
- ob unmittelbarer Handlungsbedarf besteht
- ob weitere Informationen benötigt werden
3. Rückfragen
Sofern erforderlich und möglich, kann die hinweisgebende Person um ergänzende Informationen oder Unterlagen gebeten werden. Bei anonymen Meldungen sind Rückfragen nur möglich, wenn das anonyme Meldeformular eine geschützte Kommunikationsmöglichkeit bereitstellt.
4. Aufklärung des Sachverhalts
Die NODU GmbH untersucht plausible Hinweise und Beschwerden sorgfältig, unparteiisch und unter Wahrung der Vertraulichkeit. Je nach Sachverhalt können hierzu insbesondere folgende Maßnahmen gehören:
- Prüfung von Dokumenten und Unterlagen
- Gespräche mit beteiligten Personen
- Prüfung interner Abläufe
- Kontaktaufnahme mit Lieferanten oder Geschäftspartnern
- Hinzuziehung externer Fachberater
- Einleitung technischer, organisatorischer oder rechtlicher Prüfungen
Kann der Sachverhalt mangels ausreichender Informationen nicht aufgeklärt werden, kann das Verfahren beendet werden. Das Verfahren kann ebenfalls beendet werden, wenn sich kein Fehlverhalten, kein Risiko und kein begründeter Beschwerdesachverhalt feststellen lässt.
5. Präventions- und Abhilfemaßnahmen
Wird ein Fehlverhalten, ein Risiko oder ein berechtigter Beschwerdesachverhalt festgestellt, werden angemessene Präventions- oder Abhilfemaßnahmen geprüft und eingeleitet. Dies können beispielsweise sein:
- Anpassung interner Abläufe
- Korrektur fehlerhafter Prozesse
- Schulungsmaßnahmen
- technische oder organisatorische Verbesserungen
- Maßnahmen gegenüber Mitarbeitern oder Geschäftspartnern
- Korrektur von Produkt- oder Lieferproblemen
- Beendigung oder Anpassung von Geschäftsbeziehungen
- Einschaltung zuständiger Behörden
- Einleitung rechtlicher Schritte
6. Rückmeldung
Sofern Kontaktdaten vorliegen und eine Rückmeldung rechtlich zulässig ist, erhält die hinweisgebende Person grundsätzlich spätestens drei Monate nach der Eingangsbestätigung eine Rückmeldung zum Stand des Verfahrens oder zu geplanten beziehungsweise bereits ergriffenen Maßnahmen.
Eine Rückmeldung erfolgt nur, soweit dadurch laufende interne Untersuchungen, gesetzliche Verschwiegenheitspflichten, Datenschutzrechte, Geschäftsgeheimnisse oder Rechte beschuldigter oder beteiligter Personen nicht beeinträchtigt werden. Ein Anspruch auf Mitteilung sämtlicher Untersuchungsergebnisse oder interner Maßnahmen besteht nicht.
VIII. Was geschieht bei normalen Kundenbeschwerden?
Beschwerden über Produkte, Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen, Retouren oder Dienstleistungen werden an die zuständige Stelle innerhalb der NODU GmbH weitergeleitet. Die Geschäftsführung bleibt für die ordnungsgemäße Bearbeitung verantwortlich.
Zur schnelleren Zuordnung sollten bei einer Kundenbeschwerde nach Möglichkeit folgende Informationen angegeben werden:
- Name oder Unternehmen
- Bestellnummer oder Rechnungsnummer
- betroffenes Produkt
- Beschreibung der Beschwerde
- Datum des Kaufs oder der Lieferung
- gewünschte Kontaktmöglichkeit
- relevante Bilder oder Dokumente
Bei einer anonymen Kundenbeschwerde kann eine individuelle Lösung, Rückerstattung, Ersatzlieferung oder direkte Rückmeldung möglicherweise nicht durchgeführt werden, wenn die Bestellung oder die betroffene Person nicht eindeutig zugeordnet werden kann.
IX. Was geschieht bei bewusst falschen oder missbräuchlichen Meldungen?
Hinweise und Beschwerden sollen nach bestem Wissen und Gewissen abgegeben werden. Hinweisgeber müssen nicht beweisen können, dass der gemeldete Sachverhalt tatsächlich vorliegt. Es genügt, dass sie zum Zeitpunkt der Meldung vernünftigerweise davon ausgehen durften, dass die mitgeteilten Informationen zutreffend sind.
Bewusst falsche, verleumderische, irreführende oder missbräuchliche Meldungen werden nicht toleriert. Die NODU GmbH behält sich in solchen Fällen arbeitsrechtliche, zivilrechtliche oder strafrechtliche Maßnahmen vor.
Eine Meldung gilt nicht bereits deshalb als missbräuchlich, weil sich ein Verdacht nachträglich nicht bestätigt.
X. Was geschieht, wenn der Hinweisgeber selbst beteiligt ist?
Auch Personen, die möglicherweise selbst an einem gemeldeten Sachverhalt beteiligt waren, können einen Hinweis abgeben. Die eigene Beteiligung wird bei der Prüfung und bei möglichen Maßnahmen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten angemessen berücksichtigt.
Die Abgabe eines Hinweises führt jedoch nicht automatisch zu einer Befreiung von möglichen arbeitsrechtlichen, zivilrechtlichen oder strafrechtlichen Konsequenzen.
XI. Entstehen Kosten?
Für die Abgabe und Bearbeitung eines Hinweises oder einer Beschwerde entstehen der hinweisgebenden Person keine Kosten. Eigene Kosten, die beispielsweise durch eine freiwillige rechtliche Beratung entstehen, werden von der NODU GmbH grundsätzlich nicht übernommen.
XII. Datenschutzhinweis
Die NODU GmbH verarbeitet personenbezogene Daten, die im Rahmen eines Hinweises oder einer Beschwerde übermittelt werden, ausschließlich zur Entgegennahme, Prüfung, Dokumentation und Bearbeitung des gemeldeten Sachverhalts sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zur Wahrung berechtigter Interessen.
Je nach Inhalt der Meldung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Name und Kontaktdaten des Hinweisgebers
- Angaben zu beschuldigten oder beteiligten Personen
- Angaben zum gemeldeten Sachverhalt
- übermittelte Dokumente, Bilder und Nachweise
- Kommunikations- und Bearbeitungsdaten
- technische Daten, soweit diese für den Betrieb und die Sicherheit des Meldeformulars erforderlich sind
Personenbezogene Daten werden nur den Personen zugänglich gemacht, die für die Prüfung und Bearbeitung erforderlich sind. Eine Weitergabe an externe Stellen erfolgt nur, wenn dies für die Aufklärung erforderlich ist, zur Durchsetzung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche notwendig ist, gesetzlich vorgeschrieben ist oder durch eine Behörde oder ein Gericht angeordnet wird.
Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung des Hinweises, die Durchführung anschließender Maßnahmen sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Nicht mehr erforderliche personenbezogene Daten werden unter Beachtung gesetzlicher Vorgaben gelöscht.
Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten, zu den Rechten betroffener Personen und zu den Kontaktdaten des Verantwortlichen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Hinweis zu anonymen Meldungen
Bei Nutzung des anonymen Meldeformulars müssen keine Angaben zur Identität gemacht werden. Hinweisgeber sollten darauf achten, auch im Beschreibungstext sowie in Dateinamen, Bildern und Dokumenten keine Angaben zu machen, durch die ihre Identität unbeabsichtigt offengelegt werden könnte.
Die NODU GmbH bemüht sich, das Meldeformular technisch so zu gestalten, dass keine für die Bearbeitung unnötigen Identifikationsdaten erhoben werden. Eine vollständige technische Anonymität kann jedoch nur im Rahmen der eingesetzten technischen Systeme und gesetzlichen Anforderungen gewährleistet werden.
XIII. Kontakt
Für Hinweise, Compliance-Meldungen und Beschwerden:
NODU GmbH
E-Mail: management@nodu-europe.com
Anonymes Meldeformular: Hinweis anonym abgeben
Postanschrift: NODU GmbH, Olof-Palme-Str. 1, 51371 Leverkusen
Telefon: +49 151 64310985
Persönliche Gespräche sind nach vorheriger Terminvereinbarung möglich.